作者 徐千佑 2002.09.15

　　简报软体是一种划时代的发明，是电脑发展历史中，明显而彻底改变企业内部文化、工作型态与对外展示方式的「转捩点」；简报软体的出现，造就了一项产业（制造投影机的企业），也终结了另两种产业（「投影胶片」制造商与放映投影胶片机器的制造商）；简报软体的出现，结束上班族以往必须使用印表机列印大量笨重昂贵投影片的痛苦，当然也造就另一种「美丽的负担」：上班族要成为投影片档案的制作高手。

业务人员与简报软体

　　以业务人员（Sales）为例，业务工作无论经销或直销（Distributor or Direct Sales，这里的「直销」与台湾所谓的「直销公司」，定义不同）、OEM或ODM，现在的业务人员出门，至少要配备一部笔记型电脑（Notebook）才够专业，电脑内至少要有一套微软的PowerPoint软体与几套苦心制作、费心调整过的简报档案，才算去过客户那里、秀过产品的优点。

　　业务简介产品的方式，目前普遍的作法是，客户的公司会议室中大概都有可连结电脑VGA讯号的投影机设备，只要将笔记型电脑接上投影机、放大投射PowerPoint档案在投影幕上做展示，就可以有很好的效果，如果简报档案的美工做得还不错的话，往往就可以在第一次拜访时赢得客户的好印象；当然也有不太用心的作品，利用投影机反而会放大「不太用心」这件事情。

　　不过，不是每个客户的公司都刚好有投影机可以使用，有时不巧刚好有别的会议正在进行，变通的方法，就是用较低阶笨拙的作法，直接利用笔记型电脑的小萤幕，对着客户直接介绍产品；有些较有经验、较用心的业务人员，不仅带Notebook出门，还会带投影机、甚至自备一套小型投影幕到客户那里去做展示，客户常会因业务多一点的用心与专业感动不已。

简报方式的今与昔

　　还记得几年以前，业务人员须购买附有黏性的透明投影胶片，买一部解析度不错、价格昂贵的彩色喷墨印表机，还要投资昂贵的彩色墨水（其实现在墨水还是很贵）。业务人员须辛苦地熬夜加班把简报档案做好，用彩色喷墨印表机一页页列印出来，整理成一个档案夹，若有需要，当拜访客户时就要随身带着重重的投影片；当然，还要另外准备空白投影胶片，以防现场临时要增加什么资料，才可以用奇异笔马上写在投影胶片上放出来。

　　随着电脑发展的迅速、笔记型电脑的价格下降到一般桌上型电脑（Desktop）的价格，Notebook已经变成业务人员或业务工程师（FAE，Field Application Engineer）的「标准配备」；投影机技术的进步，使得熬夜列印投影片的业务变少了（当然，熬夜做投影片档案的业务就变多了）。现在业务人员最重要的本领，就是要把PowerPoint档案做得尽善尽美，有时上午在公司开会，开会中就key in成下午拜访客户的投影片资料。

　　许多企业会编列预算请专业美术来制作投影片背景、设计一套符合企业形象的image 档案；市场上也有专业制作投影片的SOHO族或小型公司，有些企业更编列预算外包制作投影片档案，视为公司年度重要的行销工作之一。

简报软体成为对内向外的沟通方式

　　不只业务人员、FAE要有制作精美投影片的本领与设备，其实企业内部利用笔记型电脑搭配简报软体，大概已经是许多企业固定的会议模式，投影片内容往往也是重要的正式档案，作为企业内部教育训练的重要教材。

　　简报档案也不受限于内部使用，企业可以用Email方式，或将档案上传至公司FTP站，提供简报档案给国外分公司业务人员使用，并且利用电话会议（Tele-conference）、逐一说明解释每页简报的内容，当作是对外部人员的培训，企业可以利用这种方式，省却派专员到国外为人培训的费用，节省人力、降低成本。

简报软体是辅助而非本体

　　简报档案的发展，或许可作为「使用电脑可改变工作习惯以提升效率」、较为具体而正 面的证据。当然，并非所有人对简报档案的观感都是正面的，笔者就在一场以新科技为主题的演讲会上，目睹演讲者摒弃简报档案、改以深度演讲内容和丰富肢体语言与所有人分享，并获得热烈回响的盛况。有些演讲者在乎的是和所有参与者的互动，而不是关灯放投影片、完全感受不到参与者的反应。

　　或许使用电脑、使用简报软体的人们可以想想，工具不过是辅助，人的意念与想法才是 使得工具可以发挥的根本所在。

（本文曾刊登于基督教论坛报）

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